COVID-19 – S’organiser

ranger pour se sentir mieux

Cet article, écrit par le Président de la CPFAC a été diffusé par mail aux adhérents le 3 avril 2020

Puisque nous #RestonsChezNous, nous nous retrouvons à devoir utiliser tout ce temps « libre ». Et si nous en profitions pour faire le ménage de printemps ?!

Dans nos documents

Nous accumulons toute sorte de documents relatifs à notre exercice professionnel.

Nous savons leur importance et notre devoir de conservation. Faute d’y consacrer régulièrement du temps, nous faisons au plus sûr : nous gardons tout !

Cependant, la loi nous permet de moduler leur durée de conservation selon leur nature.

Ainsi, s’il est évident que chacun d’entre nous garde « à vie » tous ses contrats d’Agent Commercial passés et en cours, pouvons-nous limiter la conservation des documents bancaires à 5 ans, par exemple. 

Pour vous permettre de tranquillement et sûrement faire le tri, nous vous invitons à parcourir la page du Ministère de l’économie relative à la conservation des documents.

Dans nos ordinateurs

Nous stockons et transférons d’ordinateur à ordinateur des quantités toujours plus importantes d’informations, là encore faute de prendre le temps de les trier. 

Souvent, comme celles-ci ne sont pas bien rangées, perdons-nous du temps à les retrouver.

Aussi évident que cela puisse paraitre, il existe autant de systèmes de classement que de personnes. 

Une méthode parmi tant d’autres (adaptée à notre métier) consiste à créer des dossiers par mandant. Au sein de chacun, créer alors un sous-dossier pour chaque année. Puis pour chacune d’elle, un dossier par type (devis, facture, etc.). 

Cette structure de classement vous permettra chaque année d’enlever de chaque dossier mandant les données les plus anciennes et de les stocker sur votre système de sauvegarde externe.

Cette méthode, en relation avec les règles légales évoquées ci-dessus, vous permettra de maintenir un volume d’informations raisonnable et constant.

Remarque importante :

Il faut savoir se faire violence afin de limiter au maximum le « stockage » des fichiers au sein de nos messageries électroniques. Très souvent, une pièce jointe doit être détachée du mail et rangée dans l’arborescence évoquée ci-dessus. Si le mail n’a servi qu’à transporter la pièce jointe (enveloppe de courrier), le supprimer sans états d’âme. Si le mail contient de l’information, une arborescence identique à celle des fichiers doit être mise en place au sein du logiciel de messagerie (Outlook, Thunderbird, etc.). Cette bonne pratique aura un triple effet bénéfique : votre boite de réception sera toujours légère (moins de charge mentale) ; votre logiciel de messagerie sera plus réactif et moins sensible à la perte d’informations (corruption des données) et enfin, le contenu de vos mails étant souvent aussi stocké sur des serveurs externes, diminuerez-vous votre empreinte écologique.

Dans nos bureaux

Il est généralement admis qu’un espace de travail ordonné permet de mieux se concentrer sur les tâches à réaliser. Savoir où trouver son agrafeuse ou le dernier devis du client actuellement au téléphone, en un clin d’œil, limite énormément le stress et nous permet de rester concentré·e.

Dans la théorie, chaque soir, notre bureau devrait être rangé afin que le lendemain matin nous ne ressentions aussitôt aucune impression négative à la vue de celui-ci. Entre les adeptes du minimalisme absolu et les gourous autoproclamés, chacun trouvera le juste milieu qui lui correspond.

Astuce :

Nous sommes envahis de câbles de toute nature pour tous nos appareils électroniques. Très souvent, on les retrouve fourrés au fond d’un tiroir et l’on ne sait plus trop lequel correspond à quel appareil. Depuis des années, j’utilise une astuce glanée sur Internet et totalement gratuite : les rouleaux vides de papier toilette ou de papier essuie-tout. Ils constituent de merveilleux systèmes de rangement !!! 

Sachant qu’un bon dessin vaut mieux qu’un long discours, il vous suffit de regarder l’image ci-dessous pour comprendre immédiatement comment procéder. (En ces temps de recherche d’occupations pour les enfants, rien ne vous empêche de leur demander de vous les décorer !).

COVID 19 - Faisons le ménage
Un exemple de rangement efficace et facile à mettre en place

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